Questions & Answers

Uw accountmanager neemt in de tweede helft van september (in de laatste twee weken) telefonisch contact met u op om de opzet van het onderzoek met u door te nemen. We maken hiervoor gebruik van de informatie die u aan ons heeft toegezonden na de eerste aankondiging van de NZa. Heeft u geen contactgegevens toegestuurd, dan kan het eerste contact later zijn.

U heeft de vragenlijst al via de email ontvangen van uw accountmanager. Zo niet, neem dat contact op via mondzorg@siraconsulting.nl.

Als u de vragenlijst door Sira Consulting wilt laten voorinvullen, dan ontvangt u de vooraf ingevulde vragenlijst zo snel mogelijk nadat alle benodigde gegevens door Sira Consulting zijn ontvangen. (Zie voor de benodigde gegevens vraag 7). U wordt vervolgens gevraagd de resterende gegevens zelf in te vullen en de vragenlijst te controleren.

De praktijk is verantwoordelijk voor het invullen van de vragenlijst. Om praktijken tijd te besparen, biedt Sira Consulting aan om de vragenlijst deels voor de praktijk in te vullen. Daartoe heeft Sira Consulting een aantal documenten/gegevens nodig (zie vraag 7). Enkele gegevens dient de praktijk alsnog zelf in te vullen. Het gaat hier bijvoorbeeld om inschattingen van tijdsbesteding. Deze heeft een praktijk niet vastgelegd in de boekhouding en kan alleen door de praktijk worden ingevuld.

Indien er door de aanschrijving en constructie van de praktijk onduidelijkheden zijn over die nu de aangeschreven verantwoordelijke is, neem dan contact op met uw accountmanager. Ook in vraag 34 en 35 gaan we in op enkele situaties hieromtrent.

De vragenlijst dient volledig ingevuld en gecontroleerd op 18 november 2024 door Sira Consulting te zijn ontvangen. De praktijk is hiervoor verantwoordelijk.

De termijn voor het aanvragen van ontheffing is inmiddels verstreken.

Wanneer u vanwege aantoonbare overmacht niet in staat bent om de gevraagde gegevens aan te leveren, bestaat de mogelijkheid ontheffing aan te vragen voor de verplichte deelname aan het kostenonderzoek. 

Een ontheffingsverzoek betreft een gemotiveerd verzoek met de reden voor de aanvraag van de ontheffing. U kunt het verzoek zo snel mogelijk per e-mail versturen naar: kpomondzorg@nza.nl, met als onderwerp ‘kostprijsonderzoek tandheelkundige en orthodontische zorg’. Na indiening van uw ontheffingsverzoek beoordeelt de NZa of de ontheffing wordt verleend. Zonder ontheffing bent u verplicht de gevraagde informatie binnen de gestelde termijn aan te leveren.

Er is ruime termijn gekozen voor de aanlevering van 8 weken. Er is daarom alleen in uitzonderlijke gevallen een beperkt uitstel mogelijk.

Nee, u bent verplicht kosteloos gegevens aan te leveren.

Als u ervoor kiest om de vragenlijst door Sira Consulting te laten invullen, kunt u het beste de volgende gegevens per e-mail aanleveren:

• Jaarrekening van de praktijk uit 2023
  Als de aangeschreven praktijk een maatschap is, moeten ook de jaarrekeningen van de individuele maten worden aangeleverd.
  Als de aangeschreven praktijk onderdeel is van een kostenmaatschap/POT-overeenkomst dient ook deze jaarrekening/kostenspecificatie te worden aangeleverd.

• Pensioenpremieoverzichten 2023
• Personeelsgegevens (deze zijn vaak opgenomen in de loonstaten uit de personeelsadministratie):

• • Wie hebben er gewerkt voor de praktijk (Naam hoeft niet, als wij maar kunnen zien dat het om een afzonderlijk individu gaat)?
  • Welke functie(s) hadden zij?
  • Wat is de financiële relatie (bijv. loondienst of inhuur)
  • Welke periode waren zij werkzaam (in 2023) en hoeveel uur per week hebben zij gewerkt.
  • Wat waren de personeelskosten (fiscaal loon, sociale lasten en afgedragen pensioenpremies)

De opgevraagde gegevens dient u per e-mail op te sturen naar mondzorg@siraconsulting.nl Ook zelf ingevulde vragenlijsten dienen naar dit e-mailadres te worden verzonden. Zorg wel voor een beveiligde verzending van de bestanden.

Bij het invullen van de vragenlijst wordt u ondersteund door uw eigen accounthouder. Deze accounthouder kan u helpen bij vragen en een gedeelte van de vragenlijst voor u invullen (mits u de juiste stukken aanlevert). De accounthouder kan ook tussentijds uw vragenlijst controleren. De vragenlijst is pas definitief als u een getekende eigenverklaring aanlevert.

Van alle informatie die Sira Consulting verzamelt, wordt alleen de door u gecontroleerde vragenlijst doorgestuurd naar de Nza. Deze is volledig geanonimiseerd.

Dat kan. Het is voor ons niet nodig om de namen en andere persoonlijke informatie van uw personeelsleden in te zien. Zolang er maar is op te maken dat het aparte individuen betreft.

De vragenlijst is een Excelbestand met verschillende tabbladen. Voor het invullen of controleren van de vragenlijst loopt u tabblad voor tabblad de vragenlijst door. Op elk tabblad staat een korte uitleg. Op deze pagina vind u het Webinar dat wij hebben opgenomen. In dit Webinar wordt u geïnformeerd over de opzet van het onderzoek en krijgt u uitleg over de informatie die u moet aanleveren.

‘Er zijn verschillende versies van het invulsjabloon beschikbaar. Op de pagina ‘Handleidingen & Downloads’ staat hiervoor een toelichting.’ Graag ook met een link naar die pagina.

Indien uw voor de uitvoering van de werkzaamheden van de praktijk gebruik maakt van voorzieningen die in bezit zijn van een andere organisatie buiten uw eigen praktijk dan kunt u dat hier aangeven. Dit kan bijvoorbeeld omdat u samen met andere praktijken de kosten deelt voor personeel (POT) of huisvesting (TOED). Ook als u onderdeel uitmaakt van een keten of andere overkoepelende organisaties dan kunt u dat hier aangeven.

Als deze overkoepelende organisatie niet past binnen de gegevens beschrijvingen, gebruik dan de optie ‘Anders’ en geef hiervan de beschrijving.

In de tabellen op dit tabblad vult u informatie in over alle eigenaren die meewerken in uw praktijk. Als in uw praktijk geen eigenaren werkzaam zijn, hoeft u de tabellen niet in te vullen. In tabel 2.2.1 vult u alle eigenaren in die meewerken in uw praktijk. In tabel 2.3.1 en tabel 2.4.1 vult u alleen voor de eigenaren die orthodontische zorg of tandartsenzorg verrichten nadere gegevens in. Deze tabellen worden gebruikt om hun inzet als zorgverlener te onderscheiden van hun inzet voor het managen van de praktijk. Als in uw praktijk geen eigenaren werkzaam zijn als tandarts of orthodontist dan hoeft u tabel 2.3.1 en 2.4.1 niet in te vullen.

Dit mag een schatting zijn maar hiertoe wel graag de agenda’s nalopen om deze zo goed mogelijk te bepalen.

Bij het invullen van deze tabel kunt u taken die een tandarts of orthodontist zonder managementtaken ook zou verrichten, scharen onder zorg verlenen. Als het dus gaat om patiëntgebonden administratie die iedere tandarts of orthodontist zou verrichten, telt u deze tijd mee als zorg verlenen.

Nee. Tabel 3.1 en 3.2 vragen om dezelfde informatie maar op een verschillend niveau. U kunt kiezen welke voor u het makkelijkst is om in te vullen. Indien uw praktijk veel verschillende medewerkers in dienst heeft, is het eenvoudiger om tabel 3.2 in te vullen.

Alleen het deel van de kosten dat betrekking heeft op uw praktijk dient te worden ingevuld. Als het een lange lijst met medewerkers betreft is het aan te raden om tabel 3.2 in te vullen (zie vraag 14).

Stel dat is afgesproken dat uw praktijk 25% van de personeelskosten van de maatschap betaalt, en de maatschap 9 fte tandartsassistenten in dienst heeft, dan kunt u in tabel 3.2 bij “Tandartsassistent” dus 25% van 9 fte (dus 2,25 fte) en 25% van de personeelskosten invullen.

U kunt de privékosten ten behoeve van de praktijk invullen onderaan op tabblad 4.

Als dit een tandarts of orthodontist is mag u de inzet en kosten onder inhuur zzp opnemen.

Als dit een andere functie is, mag u de tijdbesteding en kosten onder overig personeel (inhuur) neerzetten.

Indien u deze uren niet kunt achterhalen, vragen wij u om het aantal uren op basis van een inschatting in te vullen.

Als een personeelslid meerdere functies bekleed, kunt u de werkzaamheden van deze persoon splitsen. Dit kunt u doen door in tabel 3.2.1 de persoon twee keer op te nemen. Bij gewerkte uren vult u dan per functie de juiste verhouding uren in. Bij tabel 3.2.2 kunt u de fte’s dat het personeelslid werkt splitsen onder de juiste functie.

Onder werkzame uren verstaan we alle uren die een werknemer krijgt uitbetaald.

Welke pensioenpremie moet worden ingevuld is afhankelijk van de gegevens op uw loonstaat. Onderaan tabblad 3 vindt u een toelichting waarin u kunt zien wat u moet invullen bij de gegevens.

U kunt dit dan berekenen door de totale ontvangen vergoeding in 2023 te delen door de totale inzet in uren in 2023

Deze personen zijn in deze periode nog steeds in dienst van de praktijk en moeten dan ook als zodanig worden opgenomen. Onder aan het tabblad kunt u eventuele bijzonderheden op dit punt aangeven in het opmerkingenveld.

Nee, de regel is blauw en is niet verplicht. Het mag wel als u hiermee de opbrengsten wil specificeren. In de nieuwe versie van het invulsjabloon is deze regel om verwarring te voorkomen weg gelaten.

Nee, deze gegevens moeten onder de juiste post worden uitgesplitst. Voor deze uitsplitsing is een invultool bijgevoegd in de vragenlijst. Uw accountmanager kan u bij het invullen van deze invultool ondersteunen.

Dit is afhankelijk van de financiële structuur van de keten. Vaak heeft een keten hier zelf verdeelsleutels voor om de kosten aan de praktijken toe te rekenen. Hier sluiten we bij aan. Bij onduidelijkheden graag contact opnemen met de accountmanager.

In tabblad drie komt de management fee niet terug. Wel kan deze worden gespecificeerd bij vraag 4.4

Dat mag, maar hoeft niet. Omdat goodwill alleen wordt uitgevraagd om te kunnen elimineren, is het ook niet nodig om de kosten voor Goodwill (ook niet vanuit leningen) vanuit de holding toe te rekenen.

• Goodwill op de jaarrekening à betreft het totale goodwill bedrag op de balans (4.2)
• Afschrijvingen goodwill (immateriële vaste activa) à betreft de goodwill-afschrijvingskosten als onderdeel van ‘Afschrijvingskosten (inclusief goodwill)’ op de winst en verliesrekening (4.1.1.)
• Rentekosten financiering goodwill à Betreft de goodwill-rentelasten als onderdeel van ‘Rentelasten en soortgelijke kosten (inclusief goodwill)’ op de winst en verliesrekening (4.1.1.)

U kunt er voorkiezen om het invulsjabloon voor de beide praktijken samen in te vullen. In deze situatie is dit waarschijnlijk het meest eenvoudige en kost het invullen het minste tijd. Overleg dit met uw accountmanager. Als u dit niet wilt, dient u alle kosten, opbrengsten en productie uit te splitsen en specifiek voor uw praktijk te bepalen en in te vullen.

Als zich op één adres één praktijk bevindt, waarbinnen bijvoorbeeld sprake is van verschillende maatschappen met eigen jaarrekeningen, dan dienen deze de gegevens gezamenlijk aan te leveren als 1 praktijk.

Als zich op één adres twee zelfstandige praktijken bevinden, we zien dit bijvoorbeeld in gezondheidscentra, dan dient enkel de aangeschreven praktijk zijn gegevens aan te leveren.

Als er praktijk-groepen zijn met verschillende locaties en/of meerdere jaarrekeningen, dan dienen enkel de gegevens voor de aangeschreven praktijklocatie worden aangeleverd.

In dit tabblad worden alleen de verrichtingen gevraagd die puntgerelateerd zijn. Enkele prestaties, zoals de voorbeelden in de vraag, zijn echter gebaseerd op de puntwaarde van andere prestaties en hebben daardoor geen zelfstandige puntwaarde. Ook deze zijn daarom niet opgenomen.